1903585

КАК ДЕЙСТВОВАТЬ КОМПАНИИ, КОТОРУЮ ДОСТАЛА ПРОСРОЧЕННАЯ ДЕБИТОРКА.

Вы сможете: Жестко установить права и обязанности сотрудников, которые работают с дебиторской задолженностью. Создать регламент работы с дебиторкой и добиться, чтобы его никто не нарушал. Мотивировать менеджеров все время напоминать клиентам об оплате.


Скачайте таблицу средней дебиторской задолженности, pdf

Автор:

Сергей Карпушов, генеральный директор группы компаний ASVA

Когда я пришел в компанию в 2015 году, доля просроченной дебиторской задолженности составляла 20 процентов, 3 процента из которых — невозвратная. Я разработал и внедрил алгоритм работы с просроченной дебиторкой, который помог снизить ее до 3 процентов, а невозвратную — до 0,5%. Схема, которую я предлагаю, подойдет для малых и средних компаний, где коммерческий или генеральный директор может лично контролировать вопрос дебиторской задолженности. Не ждите, пока ваша дебиторка станет просроченной или невозвратной. Примените мою схему сегодня.


РАЗДЕЛИТЕ СОТРУДНИКОВ ПО УРОВНЮ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Определите, какие сотрудники непосредственно работают с дебиторской задолженностью. Например, сейлзы, руководители отделов продаж, руководители подразделений.

Установите уровни ответственности и определите период отсрочки и кредитный лимит дебиторки, которые сотрудник того или иного уровня может предоставить клиенту. Все, что выше его лимита, работник обязан согласовывать с высшим звеном. Руководители подразделений согласовывают отсрочки и кредитные лимиты выше уровня их ответственности с коммерческим директором.

Выделите бухгалтера по работе с дебиторкой. Он станет внутренним аудитором, который будет контролировать уровень дебиторской задолженности среди клиентов менеджеров по продажам, так как сейлзы не всегда учитывают общую ситуацию с дебиторкой внутри компании.

Опыт компании. Я разделил сотрудников на три группы по уровню ответственности: менеджеры по продажам, руководители филиалов, руководители направлений. Работники каждого уровня имеют свои полномочия. По типовому договору клиент получает отсрочку платежа на три календарных дня. Руководитель филиала может увеличить период отсрочки до 14 календарных дней, а лимит дебиторской задолженности — до X тыс. руб. Руководитель направления может одобрить отсрочку в 30 календарных дней и лимит дебиторской задолженности до 2X тыс. руб. То, что выше этих значений, согласовываю я.

Результат. Если разделить менеджеров по продажам и руководителей по уровню ответственности, вы будете понимать, кто именно сделал уступку тому или иному клиенту. У каждого сотрудника есть свой «коридор решений» по лимиту дебиторской задолженности и периоду отсрочки. Бухгалтер по работе с дебиторской задолженностью контролирует всех.


ВНЕДРИТЕ РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ДЕБИТОРКОЙ С ЧЕТЫРЬМЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ ПУНКТАМИ

Даже если каждый клиент должен компании немного, вся просроченная дебиторская задолженность, вместе взятая, может вас разорить. Чтобы не дать дебиторке превратиться в просроченную, а потом в безнадежную, создайте и внедрите регламент работы с ней. Обязательно пропишите четыре пункта:

* на каких условиях компания предоставляет базовую отсрочку платежа, какие документы менеджер должен получить от клиента, чтобы дать ему отсрочку;

* какие условия должен соблюдать менеджер, когда отгружает покупателю товар с отсрочкой платежа;

* когда менеджер должен напомнить клиенту о дебиторской задолженности, что он должен делать, когда просрочка достигает первого критического срока, второго, третьего;

* каковы уровни ответственности сотрудников за лимиты и периоды отсрочки, по каким критериям можно один раз превысить эти нормы.

При поступлении на работу менеджер по продажам, руководитель филиала или руководитель направления должен ознакомиться с регламентом работы с дебиторской задолженностью.

Все исключения для клиентов сотрудник согласует с начальством. Каждую уступку он должен обосновать — показать выгоду, которую получит от этого компания.

Контролируйте движение дебиторской задолженности ежедневно.

Опыт компании. Я внес в регламент четыре контрольных срока, которые должны соблюдать менеджеры по продажам.

Первый наступает за два-три дня до даты оплаты. Тогда менеджер напоминает клиенту о дебиторской задолженности.

После семи дней отсрочки мы останавливаем отгрузки. Менеджер обязан получить от клиента гарантийное письмо со сроками погашения просроченной дебиторки и акт сверки, чтобы зафиксировать поставку.

Если просрочка дольше 15 дней, менеджер письменно сообщает об этом своему руководителю и выставляет клиенту претензию. Руководитель филиала сообщает мне, что появилась просроченная дебиторка.

Когда период просрочки составляет 30 и более дней, сотрудник передает все документы по клиенту и проблемной задолженности в центральный офис. Компания начинает судебный процесс, иначе просроченная дебиторская задолженность превратится в безнадежную.

Чтобы увеличить для клиента период отсрочки или финансовый лимит, менеджер по продажам составляет служебную записку, которая входит в регламент. Он аргументированно обосновывает, почему компании выгодно улучшить условия для конкретного клиента.

Скачайте образец служебной записки, pdf


Каждый вечер я получаю отчет, в котором отдельной графой выделена дебиторка. Я слежу, чтобы этот показатель не поднимался выше нормы.

Результат. Регламент работы с дебиторкой даст каждому сотруднику опору при общении с клиентами. Например, если новый заказчик просит отсрочку платежа, а менеджер не видит в этом выгоды для компании, он откажет.


АВТОМАТИЗИРУЙТЕ УЧЕТ, ЧТОБЫ НЕ ОТГРУЖАТЬ ТОВАР ДОЛЖНИКАМ

Компании малого и среднего бизнеса могут настроить программное обеспечение так, чтобы управлять дебиторской задолженностью и отгрузками. Привяжите все оплаты, которые поступают от клиента, к конкретным отгрузкам товара. Тогда вы будете понимать, на сколько дней заказчик просрочил дебиторскую задолженность.

Если все оплаты привязаны к поставкам, можно настроить в «1C», например, детализированный отчет о просроченной дебиторке. Тогда система будет автоматически останавливать отгрузки, если просроченные накладные не оплачены.

Опыт компании. Мы автоматизировали учет просроченной дебиторки и товародвижения. Менеджер не может отгрузить продукцию клиенту с просроченной дебиторкой. Только руководитель направления или генеральный директор может разрешить в системе отгрузку без оплаты. Исключения мы прописали в регламенте.

Руководитель направления может увеличить лимит дебиторки для клиента на Y тыс. руб. Все, что выше этой суммы, утверждает директор.

Результат. Если вы автоматизируете учет дебиторки, менеджеры не смогут нарушать правила работы с дебиторской задолженностью, даже если захотят уступить клиенту.


ЗАСТАВЬТЕ МЕНЕДЖЕРОВ УСЕРДНО РАБОТАТЬ С ДЕБИТОРКОЙ

Поощряйте сотрудников всех уровней, которые успешно справляются с дебиторкой и не допускают просрочек. Учитывайте этот параметр, когда рассчитываете переменную часть зарплаты. Пусть доля просроченной дебиторской задолженности в общей дебиторке станет одним из KPI для менеджеров по продажам и руководителей.

Определите желательный для компании уровень просроченной дебиторки, допустимый уровень и тот предел, выше которого подниматься нельзя. Пусть сотрудник получает премию пропорционально бонусу от продажи, если удерживает оптимальный уровень просроченной дебиторки. Если просроченная дебиторка на допустимом уровне, работник не получает премию. Когда просроченная дебиторская задолженность превышает предел, который вы установили, сотрудник не получает премию за работу с дебиторкой, к тому же его бонус пропорционально уменьшается.

Опыт компании. Я определил оптимальный, допустимый и максимальный уровень просроченной дебиторки в общей доле дебиторки. Первый параметр составил меньше 5 процентов, второй — меньше 15 процентов. Недопустимо, чтобы доля просроченной дебиторки в общей дебиторке равнялась 15 процентам или превышала этот показатель.

Если доля просроченной дебиторки меньше 5 процентов, сотрудник получает еще 10 процентов от переменной части. Если она равна 15 процентам или более, мы вычитаем из переменной части 10 процентов от нее.

Результат. Сотрудник, который один раз получил премию за работу с просроченной дебиторкой, захочет получать ее и дальше. Сейлз будет соблюдать регламент работы с дебиторкой и напоминать клиенту о себе.



Россия
Email: 150871@mail.ru
  • Facebook
  • YouTube

© 2015 Татьяна Агапова. Сайт создан на Wix.com