1903585
 

Система контроля исполнения поручений: как выстроить ее в вашей компании.

Каждый руководитель сталкивался с ситуацией, когда задачи и указания по какой-то причине не выполняются подчиненными или выполняются не в том виде, как хотелось бы. Возможно, все дело в том, что в вашей компании не отлажена система контроля исполнения поручений. Как решать эту проблему, расскажем в данной статье.


Вы узнаете:

* Что такое система контроля исполнения поручений.

* Кто и на каких этапах контролирует выполнение поставленных перед сотрудником задач. * Как контролировать сотрудников на удалёнке.

* Как автоматизировать контроль над исполнением распоряжений руководителя.


Важность системы контроля исполнения поручений

Работа большинства корпораций построена на принципах подчиненности, когда вышестоящее руководство дает устные указания или письменные приказы, которые должны быть исполнены сотрудниками. В условиях, когда много сотрудников и много задач, не обойтись без четко отлаженной системы контроля исполнения поручений. Поставить задачу – недостаточно, важно еще и поставить ее правильно, а также проследить за тем, как она будет выполнена.

Система контроля исполнения поручений – это периодическая проверка того, как сотрудниками исполняются указания руководителя.

Задача контроля – выявление возможных отклонений, отступлений от плана и графика с внесением необходимых корректировок в работу ответственного сотрудника.

Чек-лист: 6 условий, при соблюдении которых работники не будут "сливать" ваши поручения (распечатайте для удобства, чтобы чек-лист был всегда у вас под рукой).pdf

О внедрении системы контроля исполнения поручений необходимо проинформировать всех сотрудников вашей компании. Основные положения этой системы, разработанные с учетом специфики вашей деятельности, можно зафиксировать во внутренних документах (инструкциях). Важно, чтобы подчиненные знали и понимали, как ставятся и закрепляются задачи, как контролируется их выполнение, кто за этим следит.

Также прописываются принятые в компании формы отчетности, определяется процедура и вид сдачи промежуточных результатов. Письменная фиксация процедуры контроля крайне важна, поскольку привлечь сотрудника к ответственности за неисполнение его обязанностей возможно только в том случае, когда они прописаны. Работа по отслеживанию исполнения поручений важна и тогда, когда нужно поощрить, премировать сотрудника.

Огромную роль в деле контроля над своевременным исполнением ваших распоряжений играет личность вашего помощника – секретаря или заместителя. Он должен фиксировать ваши поручения, сроки их исполнения и ответственных лиц, а также выстраивать систему мониторинга за исполнением. С заранее оговоренной периодичностью (раз в неделю, раз в месяц) помощник руководителя должен формировать отчет, содержащий информацию о том, сколько всего поручений было выдано, сколько из них было выполнено в срок, сколько – не выполнено. Отчет может содержать статистику по отделам, по конкретным сотрудникам, что будет полезно для оценки и анализа их эффективности.

Как контролировать работу дистанционных сотрудников

По данным экспертов, международный рынок дистанционных сотрудников ежегодно увеличивается на 10–15 %. В то же время текучесть кадров среди таких работников остается высокой. Дистанционный труд не только несет очевидные экономические выгоды, но и таит серьезные риски. У задачи по минимизации этих рисков есть довольно простое решение: контроль. Каким он должен быть? Узнайте из статьи электронного журнала «Коммерческий директор».


Виды контроля исполнения поручений

Выполнение любого распоряжения руководителя проходит в несколько этапов, соответственно выделяется и несколько видов контроля:

Предварительный. Перед тем как передать распоряжение конкретному сотруднику, необходимо убедиться, что у него имеются все ресурсы для выполнения данного распоряжения (материалы, финансы, техника).

Входящий. Выполняется сразу после постановки задачи. Помощник руководителя убеждается, что ответственное лицо знает о том, что ему выдано задание, это задание ему понятно и есть представление о том, как его выполнять. Если задач несколько, внимание акцентируется на их приоритете: наиболее срочные распоряжение выделяются отметками «срочно», «важно».

Текущий. Определяется, сколько уже сделано, возникли ли какие-то трудности, которые могут сказаться на том, что подчиненный не уложится в дедлайн. При необходимости при участии руководителя задача корректируется.

Заключительный. Выявляется, выполнено ли задание в полном объеме и к заданному сроку. Если есть недостатки в работе, они фиксируются и анализируются, чтобы в дальнейшем их можно было избежать при постановке подобных задач.


Как давать поручения сотрудникам, чтобы они выполнялись

Чтобы ваши распоряжения стабильно выполнялись, необходимо грамотно подойти к их постановке и контролю.


Есть несколько рекомендаций, выполняя которые вы добьетесь того, чтобы ваши поручения выполнялись своевременно и точно:

Мотивируйте. Определяйте важность каждой поставленной задачи в процветании компании, отмечайте зависимость материального вознаграждения сотрудника от выполнения им поставленных задач.

Фиксируйте договоренности письменно (приказ, распоряжение) или с помощью специальных программ. Главное, что должно быть отражено, – задача, ответственное лицо, дедлайн. Подчиненные должны знать, что каждое выданное вами поручение зафиксировано, закреплено за конкретным сотрудником и находится на вашем контроле, поэтому не получится сказать, что о поручении не знали, забыли и т.д.

Сокращайте процесс передачи задания посредством его размещения в информационном ресурсе, например, на внутреннем портале компании.