1903585

Специалист по этикету объяснила, прилично ли писать коллегам в 11 ночи

Из-за удаленки мессенджеры и электронную почту пришлось освоить даже тем бухгалтерам, которые раньше обходились без них. Как наладить онлайн-отношения в отделе и не перессориться при этом с коллегами, рассказывает эксперт по деловому протоколу и этикету Татьяна Баранова.


ТАТЬЯНА БАРАНОВА — эксперт по практическому бизнес-этикету и протоколу, член Национальной ассоциации специалистов по протоколу и Ассоциации спикеров СНГ, лектор Moscow Business School, Центра международного протокола РАНХиГС, НИТУ МИСиС. Бизнес-тренер, преподаватель, колумнист, радиоведущая.

Семь правил делового общения в мессенджерах Мессенджеры часто используют в деловой среде, когда речь идет о быстрых и не слишком официальных коммуникациях. В отличие от электронной почты общение через вайбер, ватсап, телеграмм или скайп менее формальное. Эти приложения обычно используют, чтобы оперативно решить рабочие вопросы. Но иногда ваши послания в мессенджере могут показаться собеседнику неуместными или раздражающими. Избежать неловких ситуаций помогут правила цифрового этикета. Рваные предложения. Деловая переписка должна быть лаконичной и понятной. Чем меньше используем фразы, не несущие смысловой нагрузки, тем лучше. Особенно, если они отправляются отдельными рваными сообщениями: «Привет всем!», «Как прошли выходные?», «Надеюсь, готовы приступать к работе!», «У меня есть важный вопрос», «Верю, что каждый из вас сможет проявить себя» и т. д. Лонгриды. Отправлять слишком длинные, основательные и очень серьезные сообщения в мессенджерах тоже не лучшая идея. Можно раздать поручения в чатах, написать отчеты. Но уместнее использовать для такой весомой информации электронную почту — у нее статус выше. Получатели отнесутся к письму ответственнее, чем к сообщению в мессенджерах. Из этого правила есть исключение. Если вы заранее договоритесь работать через скайп, то саботировать поручения сотрудники точно не станут.


Важная деталь
Заранее обсудите с коллегами способ связи. Ограничьтесь одним-двумя каналами. Иначе потом не найдете, в каком чате задавали вопрос и где искать отправленный документ.

Голосовые сообщения. Записывать голосовые сообщения быстрее, чем набирать. Но слушать их дольше, чем пробежать глазами по тексту. Да и возможность такая есть не всегда: нет наушников, слишком много людей вокруг и т. д. Поэтому выбирая между текстовым сообщением и аудио, подумайте, чье время и удобство сейчас в приоритете — ваше или получателя. Помните также, что голосовое сообщение менее структурировано. В устной речи мы часто используем слова-паразиты, отвлекаемся от темы, замолкаем, обдумывая мысли. Поэтому такой способ связи уместен только с теми, с кем его согласовали заранее. Сокращения и уменьшительные формы слов. Если для вас привычно здороваться с коллегами формулой «ДД!» вместо «Добрый день!», помните, что такое не все оценят. Для некоторых людей сокращения вежливых слов — «СПС» вместо «Спасибо» или «Пжст» вместо «Пожалуйста» — выглядят оскорбительно. Мол, я старался, помогал, а мне в ответ даже не удосужились «спасибо» нормально написать, обесценили мою помощь. Уменьшительные формы — «приветик», «отчетик», «денежки», «договорчик» — выглядят непрофессионально и у многих вызывают раздражение. Юмор, смайлы, стикеры. Цель деловой переписки — не развеселить собеседника, а обменяться информацией по рабочим вопросам. Поэтому для шуток и мемов лучше создать в мессенджере отдельную группу. При желании коллеги отключат в ней звук уведомлений, чтобы не отвлекаться от дел.


Важная деталь
Если прочли послание, не затягивайте с ответом: собеседник подумает, что его игнорируют. Нет времени — напишите, когда сможете ответить.

У всех разное чувство юмора, представление о политкорректности и такте. Когда публикуете в рабочей группе шутку, мем или карикатуру, подумайте, не заденут ли они коллег, не станут ли причиной конфликта с коллегами. Обилие картинок и смайликов в деловой переписке тоже неуместно. Хотя время от времени их можно использовать. Например, чтобы разрядить обстановку, придать тексту более человечный и живой характер. Автозамена. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Иногда автозамена добавляет тексту «перчинку», которую мы не планировали. Хорошо, если получится просто смешно, а не оскорбительно. Время переписки. Традиционно этикет рекомендует решать деловые вопросы в рамках рабочего дня. Сообщения в мессенджере после 18.00—19.00 оправданы в двух случаях: если есть особые договоренности по этому поводу или если у вас экстренный вопрос, который требует срочного решения. В ситуации форс-мажора логичнее связаться с собеседником по телефону, а не через ватсап. Больше шансов получить ответ сразу, а не ждать, пока адресат увидит сообщение.

Как писать в чат, чтобы коллеги не саботировали ваши просьбы и поручения



Четыре принципа рабочей переписки по электронке

Электронная почта — один из основных официальных каналов связи в деловом мире. Написанию электронного письма уделите больше внимания, чем сообщению в мессенджере. Оформление. Не увлекайтесь цветным фоном и разными шрифтами. Письмо, похожее на детскую раскраску, вызовет у получателя сомнения в вашем профессионализме. Выделяйте только главное. Не пишите в поле «Тема письма» фразы типа «ВАЖНО!», «СРОЧНО!!!». Лучше вкратце обозначить суть письма. Срочность получатель определит, когда прочтет послание. Текст письма. Начинайте письмо с приветствия. Универсальный вариант — «Здравствуйте», а вот «Доброго времени суток» многих раздражает. Посмотрите, на месте ли заглавные буквы и знаки препинания. Если в письме окажутся опечатки и ошибки, получатель решит, что к нему относятся с пренебрежением. Вложения. Не называйте файлы «Документ.docx» или «Презентация.pptx». Получателю важно с первого взгляда понять, что за документ во вложении. Тогда не придется открывать файл, разбираться, переименовывать документ, чтобы сохранить на компьютере. Можете заранее предупредить о вложении в теле письма, вкратце описать содержание. Перед отправкой убедитесь, что не забыли приложить файл. Ночные письма. Не отправляйте письма ночью. Сейчас у многих на телефоне настроена почта, приходят уведомления о письмах. Рискуете разбудить своим посланием получателя. Работа по ночам — не показатель усердия. Руководитель может посчитать, что вы неграмотно строите рабочий график. Воспользуйтесь сервисом отложенной отправки письма, если вопрос несрочный. Чтобы отправить письмо в назначенное время, выберите в Outlook меню «Настройки» или «Параметры» > «Задержка доставки». Отметьте галочкой пункт «Не отправлять до». Укажите в поле рядом точную дату и время отправки сообщения. Закройте все окна через кнопку «ОК» и проследите, чтобы в заданное время почта работала.


На заметку
Как преобразовать голос в буквы и другие технические хитрости

Преобразуйте голосовое сообщение в текстовое, чтобы не набирать много букв.
1. Поставьте курсор в окошко для набора текста.
2. На клавиатуре нажмите значок микрофона.
3. Говорите после звукового сигнала, удерживая кнопку.
4. Проверьте текст и отправляйте.

Установите режим «Не беспокоить» в ночное время, чтобы спокойно отдохнуть.
1. Зайдите в настройки телефона.
2. Найдите режим «Не беспокоить» (возможно, спрятан в разделе «Звук»).
3. Активируйте режим «Запланировано» или «По расписанию».
4. Установите начало и конец периода тишины.

Отключите уведомление отдельной группы в мессенджере, чтобы не отвлекаться от срочной работы.
1. Зайдите в раздел «Чаты».
2. Выберите название необходимой группы.
3. Найдите режим «Без звука», возможно, спрятан в допнастройках (три точки).
4. Установите желаемый период.






Россия
Email: 150871@mail.ru
  • Facebook
  • YouTube
iomoney.png

© 2015 Татьяна Агапова. Сайт создан на Wix.com